System map, come orientarsi in realtà e processi complessi
Ogni volta che progettiamo una soluzione tecnologica e di design, entriamo in contatto con una realtà fatta di flussi, attori e dinamiche uniche e specifiche. Insomma, nessuna soluzione è un’isola. Così, per aiutarci nella comprensione del sistema in cui ciascuna soluzione è inserita, ricorriamo a uno strumento perfetto per questo scopo: parliamo della system map.
System map: cosa è?
La system map è una rappresentazione visiva che offre il quadro completo di un processo: chi sono le persone coinvolte, i ruoli di ciascuno, le tecnologie necessarie, i flussi di interazione, etc. Insomma, si tratta di una vera e propria mappa capace di sintetizzare un processo in modo schematico.
Deirdre Cerminaro, senior director di IDEO, in questo articolo descrive la system map come uno strumento che ci aiuta a fare zoom out per visualizzare la big picture.
“Systems maps help you zoom out and visualize the bigger picture and then identify where you want to zoom in—where you have a question, where you want to learn more, and where you want to experiment”.
Deirdre Cerminaro
Una mappa che traccia tutti i flussi
Immaginiamo una system map come la cartina di una città. Sulla piantina sono indicate tutte le strade e le linee di comunicazione fra i luoghi principali. In questo modo, in qualsiasi posto ci ritroviamo, possiamo facilmente trovare la direzione migliore per procedere nel nostro viaggio o, in alternativa, per ritornare a casa.
Nello stesso modo funziona una system map: ci aiuta a non perdere mai l’orientamento anche quando ci ritroviamo all’interno di un processo molto complesso.
System map: come la facciamo noi
Non esiste un modo universale per costruire la mappatura precisa e coerente di un sistema. Noi seguiamo un percorso in quattro tappe:
- Frame the system. Iniziamo definendo il contesto e identificando gli attori coinvolti, specificandone il ruolo e l’attività principale che svolgono all’interno del sistema.
- Map the system. Procediamo individuando i collegamenti che intercorrono tra gli attori. I flussi in questione possono essere economici, materiali, di informazioni, etc.
- Reflect your map. Arrivati a questo punto, procediamo con l’analisi. Ci chiediamo quali siano i problemi e le opportunità che emergono e riflettiamo su come rappresentarli a livello visivo sulla mappa.
- Find leverage. Infine, al termine della mappatura del processo, inseriamo delle proposte e degli spunti per migliorare l’intero sistema.
Nel corso della costruzione della system map in alcuni casi può essere necessario condurre degli incontri di approfondimento con gli stakeholder. Nei casi più complessi, poi, si può arrivare ad ampliare la prospettiva di analisi producendo un ecosystem map, in cui si sovrappongono processi differenti.
Una mappatura con molti vantaggi
Come racconta Cerminaro in quest’altro articolo, la system map è uno strumento che presenta molti vantaggi. Non solo permette di ridurre a uno schema anche le realtà più complesse, ma consente di individuare in modo immediato le eventuali criticità presenti nel sistema analizzato. In questo modo offre la possibilità ai designer e agli stakeholder di progetto di ragionare su possibili ottimizzazioni o cambiamenti radicali da attuare per rendere l’intero processo più efficiente.
Per concludere…
Possiamo definire la system map come la rappresentazione visiva di un processo, in cui sono ben esplicitati i flussi e le persone coinvolte. Produrre questo tipo di mappatura è utile quando ci si trova in realtà molto complesse o che si sono stratificate nel tempo. Questo strumento, infatti, permette una comprensione più profonda della realtà nella quale ci si sta muovendo e consente di individuarne le eventuali criticità.
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